Reuniões eficientes

       Volta e meia o assunto “reuniões” aparece nesse blog. Não é à toa. Boa parte dos e-mails que recebo refere-se justamente a esse tema. A dúvida dos leitores não é apenas sobre o que deve ser dito ou não nas reuniões, mas o propósito delas: para que serve uma reunião?

       É necessário voltar um pouco no tempo para entender a utilidade das reuniões. Muito antes dos escritórios surgirem e o trabalho ser organizado como atualmente, as pessoas se reuniam em praça pública (e também em teatros de arena) para trocar conhecimentos. E, por que não, técnicas de trabalho. A função das reuniões nada mais era do que encontros (muitas vezes informais, sem haver uma convocação hierárquica), para debater assuntos e, de certa forma, se chegar à possíveis conclusões.

        Um espírito mais espontâneo tomava conta das reuniões. O que, dificilmente, se percebe nas reuniões da atualidade. Um dos motivos para que esses encontros corporativos percam seu caráter de “debate” é o tempo. Não há mais tempo para se “perder” com inferências.

        O fato é que mesmo naquelas reuniões onde há foco, nem sempre há um resultado esperado ou conclusões. Portanto, o tempo não é o único ponto a ser observado numa reunião, mas todo o contexto que a envolve.  Vou citar alguns itens que valem a pena ser pensados muito antes de se iniciar uma reunião.

1) Sua reunião tem um propósito?

        Essa é uma pergunta que deve ser feita por qualquer pessoa que marque uma reunião. Se o seu tema é de caráter informativo, não seria melhor fazer esse “comunicado” por e-mail, telefone, mural ou outra plataforma de comunicação? Lembre-se, tirar as pessoas de suas tarefas para comunicar algo pode ter um efeito colateral e tanto: parecer que sua ideia é apenas a de “se aparecer” no trabalho.

2) Se tem um propósito, quem deve participar?

        Quando se tem um assunto mais abrangente, como metas, por exemplo, criam-se reuniões com 20, 30 até 50 colaboradores. É importante refletir, nesse caso, quais departamentos precisam, de fato, participar ou se não seria interessante criar pequenas reuniões sobre o mesmo assunto para departamentos diferentes.

3) Conduza com maestria.

        Nem de longe conduzir com maestria significa falar sem parar e não deixar os colaboradores participarem. Significa que você vai traduzir com objetividade e sensatez todos os detalhes a serem pontuados. Por isso, faça um roteiro antes, com tudo o que for preciso dizer e treine em casa a apresentação dessa reunião. Cronometre o seu tempo de fala e quanto tempo você terá para as possíveis perguntas de seus colaboradores e chefes.

4) Saiba ouvir, mas conduza seu rebanho.

        Boa parte das pessoas que conduz reuniões tem muito receio do que vá escutar. É natural do ser humano querer fugir de conflitos e opiniões discordantes. Mas, no mundo corporativo esses conflitos vão existir sempre. Portanto, é hora de saber administrar o que se escuta e aprender a pontuar.  Ouça atentamente o que as pessoas dizem, perceba suas expressões faciais, seu tom de voz, suas escolhas de palavras e tente não ser reativo ainda que já saiba a resposta. Quando a pessoa terminou de falar você, então, pode concluir: “esse é um ponto de vista que veio a acrescentar, por isso vamos pensar nesse argumento.” Ou, é possível dizer também: “entendo seu ponto de vista, no entanto, o que nos apresenta nesse momento não é uma solução imediata, mas de longo prazo.” Enfim, você saberá quais argumentos caberão para validar o que foi dito. Mas, nunca desconsidere a opinião alheia, porque ela é válida sim. E se não for válida, é preciso dar um feedback assertivo do motivo desse argumento não ser válido.

        Quem conduz uma reunião, também pode ter receio de que os assuntos se percam e a reunião acabe se tornando uma farofa. Para que isso não ocorra, é preciso lembrar o seu “rebanho” do tema central em discussão. Então, por exemplo, se assuntos paralelos surgiram, você pode dizer: “pessoal, esse assunto é interessante, mas gostaria de hoje focar apenas no assunto x.”

        Com essas dicas simples é possível conduzir suas reuniões com mais eficiência e, por que não, até espontaneidade? Agora, é com você!

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Traslation:

Efficient Meetings

        Every now and then the subject "meeting" appears in this blog. It is not for nothing. A great number of the e-mails I receive refers precisely to this issue. Our readers want to know not just about what should be said or not at the meetings, but their purpose: what’s a meeting for?

        We need to go back in time to understand the usefulness of the meetings. Long before the offices arise and work got organized as it is nowadays, people would gather at the public squares (and in the arena theaters) to exchange knowledge. And, as well, work techniques. The role of the meetings was nothing more than meetings (often informal, with no hierarchical call), to discuss issues and, in a way, to come to possible conclusions.

        A more spontaneous spirit was in the meetings. What, hardly can be seen nowadays. One of the reasons why these corporate events lose their character of "debate" is the time. There is no time to "lose" with inferences.

        The fact is that even in those meetings where there is focus, not always there is an expected result or conclusion. Therefore, time is not the only thing to note in a meeting, but the whole context that surrounds it. I will name a few items that are worth much thought before starting a meeting.

1) Is there a purpose to your meeting?

        That is a question that must be asked by anyone who wants to set an appointment. If your theme is for information only, wouldn’t it be better to make this "statement" by e-mail, telephone, or other communication platforms? Remember that getting people out of their jobs to report something may have a harsh side effect: it looks like your idea is just to "show off" at work.

2) If there’s a purpose, who should attend to it?

When you have a broader subject, such as goals, for instance, set up the meetings for 20, 30 to 50 employees. It is important to reflect, in this case, which departments need, in fact, to participate or whether it might be interesting to create small meetings on the same subject for different departments.

3) Lead it masterfully.

Leading a meeting masterfully does not mean talking nonstop and not let employees participate. It means that you will translate objectively and sensibly all the details to be discussed. So, make a script before, with everything you need to say and practice at home the presentation of the meeting. Time your talk time and how long you have for potential questions from employees and bosses.

4) Learn to listen, but leads his flock.

        A great amount of those who are leading meetings are afraid of what they might listen to. It is human nature to avoid conflicts and dissenting views. But in the business world these conflicts will always exist. So it's time to learn to manage what is heard and learn to discuss. Listen carefully to what people say, realize their facial expressions, their voice, the words they choose and try not being reactive, even when you already know the answer. When a person finishes speaking you can then conclude: "this is a nice point of view, so we’ll take it under consideration." Or, you can also say: "I understand your point of view, however, what you’re giving us time is not an immediate solution, but a long-term one." Anyways, you know what arguments will be suitable to what was said. Yet, never disregard the opinion of others, because it is worthy. And if not worthy, you need to give an assertive feedback why the opinion was not so.

        Who leads a meeting may also be afraid that the issues might get lost and the meeting ends up into a mess. To avoid this, you must remind those who are attending the meeting about its central theme under discussion. So for example, if side issues arise, you might say, "guys, this subject is interesting, but let’s focus only on the subject x, shall we?"

        With these simple tips you can conduct your meetings more efficiently and, even more spontaneously? Now it's up to you!

Translator:

Pedro Proniewicz. 22 years old. Word lover, law student and dweller of an amazing world.
Pedro Proniewicz. 22 anos. Amante das palavras, estudante de direito e habitante de um mundo incrível.

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