Quantas vezes um e-mail que você mandou retornou com uma
resposta estranha?
Ou melhor, quantas vezes um e-mail que você enviou voltou com
uma resposta?
Entre todas as ferramentas de comunicação, o e-mail é um dos
que mais apresenta possibilidades de erro. Isso porque, ao contrário do telefone,
o e-mail não possui tom de voz. Esse
é o motivo também pelo qual as mídias sociais são um campo minado para
interpretações equivocadas.
Mas, elas ainda são uma ferramenta menos utilizada do que o
e-mail nas corporações. O bom e velho e-mail ainda é uma das ferramentas preferidas
das empresas. Pena que as companhias nem sempre percebem sua importância. É
comum, por exemplo, conflitos surgirem após e-mails que deveriam ser uma troca
simples de informações.
Portanto, um e-mail bem escrito deveria ser uma regra nas
empresas. E, acima de tudo, ter um propósito bastante claro.
Mas, como escrever um bom e-mail?
Um bom e-mail possui clareza para quem escreve e para quem
vai ler. Quem escreve deve perceber, acima de tudo, que aquilo que é claro para
si, nem sempre é nítido para quem lê. Então, preste atenção em alguns detalhes
muito simples, mas relevantes na elaboração de um e-mail.
Tenha
um bom título
Boa parte das pessoas não abre um e-mail por causa do título.
Títulos muito genéricos como “reunião” ou “contabilidade” podem não traduzir
muito sentido para quem lê. Faça um título que já indique sobre o que se trata.
Por exemplo, “reunião de metas” é um título melhor que apenas “reunião.” Tome
cuidado, apenas, para não criar um título muito grande.
Coloque
um assunto por e-mail
Infelizmente, as pessoas estão lendo cada vez menos,
principalmente no Brasil. Não dê margem para que seu e-mail seja lido pela
metade. Então, seja sucinto em sua mensagem, direto, mas educado e gentil. Se
precisar escrever sobre mais de um assunto, então crie outro e-mail.
Assuntos
delicados não devem ir para o e-mail
Vale lembrar que e-mail não é consultório de Psicologia. Por
isso, se você tem algum assunto delicado não o faça por e-mail. Temas como
demissão, fazer um pedido urgente ou qualquer coisa que vá envolver um
sentimento negativo, evite o e-mail.
Brigas,
jamais!
Não é necessário dizer que brigas por e-mail nunca devem acontecer.
Se você está chateado (e até irado) com alguém no trabalho, converse
pessoalmente. Se isso não é possível, telefone. Mas, não use o e-mail para
troca de ofensas e grosserias. Se alguém encaminhou um e-mail grosseiro para
você, se levante e vai conversar pessoalmente com o “agressor”.
Leia
seu e-mail em voz alta
Você criou um e-mail e
está se sentindo seguro da mensagem que escreveu. Que bom! Então, antes de
enviá-lo é hora de ler a mensagem em voz alta (alto para você, não é necessário
ler para todos os que estão a seu redor). Você não repara, mas quando recebe um
e-mail escuta uma voz interna (a sua) que vai narrando o e-mail na sua cabeça.
Ler o e-mail em voz alta antes de mandar é entender o ritmo de sua escrita, se
está mesmo compreensível para quem vai ler, se necessita de alguma alteração ou
se não está dando um peso desnecessário a uma mensagem simples.
Agora, é só enviar seu e-mail. Simples assim.
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