Não, não.
Reuniões não precisam ser chatas, nem demoradas, muito menos
não servir para nada. Diante de tantas reuniões realizadas sem nenhum rumo
definido, muitos profissionais têm verdadeiro desespero da palavra “reunião”.
Não é por menos. Além
de virar mania nas corporações (precisa-se, mesmo, convocar as pessoas para
todas as decisões a serem tomadas?), as reuniões têm um grau de eficiência
relativamente baixo. Basta questionar os colaboradores da sua empresa se
entenderam o motivo da última reunião e as decisões apontadas.
Mas, nem sempre foi assim. Não
é de hoje que se “reunir” para debater assuntos é prática comum. Aliás, muito
antes dos ternos e gravatas e dos cartões de visitas, reunir-se era um hábito
cotidiano. Na Antiguidade, por exemplo, as pessoas se reuniam em teatros
abertos, em praças públicas, para trocar ideias. Assim como os espetáculos
aconteciam em “teatros de arena”, as reuniões também eram realizadas da mesma
maneira. Mas, para que as pessoas se reuniam, você pode perguntar. Ué, por que
as pessoas se reúnem? Para trocar ideias, claro!
De volta para a atualidade, os problemas das reuniões parece
ser justamente esse: a maneira como se trocam ideias. Defendem alguns
especialistas do mundo corporativo que a tentativa de democratização da
“palavra” durante as reuniões empresariais fez surgir um movimento desconexo de
apresentações de ideias, repleto de achismos e de alfinetadas, numa mistura de falta
de respeito sobre opiniões alheias e puxadas de tapete. Enfim, o circo dos
horrores! Seja honesto leitor: você acredita que mesmo quando pode dar a sua opinião
em uma reunião, você é ouvido? Não à toa, as pessoas ODEIAM (em caixa alta
mesmo) fazer reuniões. Muita gente sai com a sensação de que nada foi resolvido
e que “alguém” se sobressaiu, quando não o chefe um colaborador puxa-saco (em
geral). Ainda há a turma os revoltados, os que resolvem falar sobre outros
problemas que não os que estão sendo discutidos, os engraçadinhos que nada
acrescentam, os chatinhos que ficam de cara amarrada e demonstram não estarem
nem ouvindo, os que olham para o celular, sem parar...
E, é por isso que as reuniões também não funcionam! Porque
quase ninguém colabora para tornar algo que é relativamente difícil em
eficiente. É claro que há momentos em que fazer reunião é chato, mas se existem
assuntos a serem discutidos, não adianta fugir. O jeito é encarar a “missão
reunião” com bom humor, elegância e, acima de tudo, prontidão.
Com alguns passos simples é possível dizer tudo o que precisa
e ainda ouvir os “companheiros”, fazendo com que todos interajam e entendam a
mensagem. E sem fazer mágica! Rsssss.
Se for você quem
conduzirá uma reunião, anote tudo o que irá falar, por tópicos. Comece o
encontro com simpatia (por mais árduo que seja um assunto – dizer bom dia ajuda
e bastante), e lembre-se de não se prolongar. Abra espaço para os comentários,
mas lembre os participantes de que é preciso manter o foco. Entenda que
comentários contrários surgirão. Alguns deles são inválidos, porque sempre há
os do contra. Nesse caso, é possível contra-argumentar (sem se demorar muito),
mostrando que o argumento dessa pessoa não vai fazer diferença naquele momento
ou que pode representar um segundo passo ou que não representa a melhor saída
para a questão.
Mas, tem horas que o argumento alheio pode ser a solução que
todos esperavam. Por isso, também é importante dar espaço para que os
participantes, com o perdão da palavra, participem! Rssss. Não exercer o
autoritarismo, durante uma reunião, não é uma demonstração de cordialidade. É
respeito, mesmo! As corporações se esquecem de que são feitas de pessoas e que as
pessoas que ocupam cargos maiores não são semideuses. Ninguém nasce sabendo! Um
profissional aprende por meio da educação, adquire experiências e é isso.
Ninguém se torna um ser humano “edificado” por causa do seu cargo.
Portanto, ouvir verdadeiramente, respeitando a fala do outro,
torna sua reunião mais eficiente. Assim como, um “bom organizador de reuniões” precisa
saber dar os feedbacks sobre as opiniões, numa avaliação se são válidas ou não.
Se você não conduz a reunião, mas participa dela, é hora de
prestar atenção! Em geral, uma reunião tem um porquê. Se ela não tem um motivo real,
ao final dela, você expressa, a quem a conduziu, a sua opinião, lembrando que
alguns assuntos podem ser resolvidos com uma simples conversa.
Se, no entanto, a reunião tem motivo, é hora de participar. Escute
a apresentação dos temas e veja se você irá acrescentar alguma coisa com seu
ponto de vista. Se não, é hora de apenas ouvir.
Já pensou em uma reunião em que as pessoas falam e entram em
um acordo facilmente? Acha impossível?
Comece a praticar. Um amigo, que certa vez trabalhou na Disney (no parque),
contou-me que lá as reuniões, ao final do expediente, duram poucos minutos. A
equipe responsável se junta e cada um tem um minuto para contar como foi o seu
dia. Segundo ele, isso evitava entrar em assuntos que não fossem necessários!
Não sei se as reuniões ainda são assim, mas achei muito boa solução!
Afinal, para que falar mais do que o necessário, não é mesmo?
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