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quinta-feira, 14 de agosto de 2014

Reunião? Ah, não!


             Não, não.
        Reuniões não precisam ser chatas, nem demoradas, muito menos não servir para nada. Diante de tantas reuniões realizadas sem nenhum rumo definido, muitos profissionais têm verdadeiro desespero da palavra “reunião”.
        Não é por menos.  Além de virar mania nas corporações (precisa-se, mesmo, convocar as pessoas para todas as decisões a serem tomadas?), as reuniões têm um grau de eficiência relativamente baixo. Basta questionar os colaboradores da sua empresa se entenderam o motivo da última reunião e as decisões apontadas.
        Mas, nem sempre foi assim. Não é de hoje que se “reunir” para debater assuntos é prática comum. Aliás, muito antes dos ternos e gravatas e dos cartões de visitas, reunir-se era um hábito cotidiano. Na Antiguidade, por exemplo, as pessoas se reuniam em teatros abertos, em praças públicas, para trocar ideias. Assim como os espetáculos aconteciam em “teatros de arena”, as reuniões também eram realizadas da mesma maneira. Mas, para que as pessoas se reuniam, você pode perguntar. Ué, por que as pessoas se reúnem? Para trocar ideias, claro!
        De volta para a atualidade, os problemas das reuniões parece ser justamente esse: a maneira como se trocam ideias. Defendem alguns especialistas do mundo corporativo que a tentativa de democratização da “palavra” durante as reuniões empresariais fez surgir um movimento desconexo de apresentações de ideias, repleto de achismos e de alfinetadas, numa mistura de falta de respeito sobre opiniões alheias e puxadas de tapete. Enfim, o circo dos horrores! Seja honesto leitor: você acredita que mesmo quando pode dar a sua opinião em uma reunião, você é ouvido? Não à toa, as pessoas ODEIAM (em caixa alta mesmo) fazer reuniões. Muita gente sai com a sensação de que nada foi resolvido e que “alguém” se sobressaiu, quando não o chefe um colaborador puxa-saco (em geral). Ainda há a turma os revoltados, os que resolvem falar sobre outros problemas que não os que estão sendo discutidos, os engraçadinhos que nada acrescentam, os chatinhos que ficam de cara amarrada e demonstram não estarem nem ouvindo, os que olham para o celular, sem parar...
        E, é por isso que as reuniões também não funcionam! Porque quase ninguém colabora para tornar algo que é relativamente difícil em eficiente. É claro que há momentos em que fazer reunião é chato, mas se existem assuntos a serem discutidos, não adianta fugir. O jeito é encarar a “missão reunião” com bom humor, elegância e, acima de tudo, prontidão.
        Com alguns passos simples é possível dizer tudo o que precisa e ainda ouvir os “companheiros”, fazendo com que todos interajam e entendam a mensagem. E sem fazer mágica! Rsssss.
         Se for você quem conduzirá uma reunião, anote tudo o que irá falar, por tópicos. Comece o encontro com simpatia (por mais árduo que seja um assunto – dizer bom dia ajuda e bastante), e lembre-se de não se prolongar. Abra espaço para os comentários, mas lembre os participantes de que é preciso manter o foco. Entenda que comentários contrários surgirão. Alguns deles são inválidos, porque sempre há os do contra. Nesse caso, é possível contra-argumentar (sem se demorar muito), mostrando que o argumento dessa pessoa não vai fazer diferença naquele momento ou que pode representar um segundo passo ou que não representa a melhor saída para a questão.
        Mas, tem horas que o argumento alheio pode ser a solução que todos esperavam. Por isso, também é importante dar espaço para que os participantes, com o perdão da palavra, participem! Rssss. Não exercer o autoritarismo, durante uma reunião, não é uma demonstração de cordialidade. É respeito, mesmo! As corporações se esquecem de que são feitas de pessoas e que as pessoas que ocupam cargos maiores não são semideuses. Ninguém nasce sabendo! Um profissional aprende por meio da educação, adquire experiências e é isso. Ninguém se torna um ser humano “edificado” por causa do seu cargo.
        Portanto, ouvir verdadeiramente, respeitando a fala do outro, torna sua reunião mais eficiente. Assim como, um “bom organizador de reuniões” precisa saber dar os feedbacks sobre as opiniões, numa avaliação se são válidas ou não.
        Se você não conduz a reunião, mas participa dela, é hora de prestar atenção! Em geral, uma reunião tem um porquê. Se ela não tem um motivo real, ao final dela, você expressa, a quem a conduziu, a sua opinião, lembrando que alguns assuntos podem ser resolvidos com uma simples conversa.
        Se, no entanto, a reunião tem motivo, é hora de participar. Escute a apresentação dos temas e veja se você irá acrescentar alguma coisa com seu ponto de vista. Se não, é hora de apenas ouvir.
        Já pensou em uma reunião em que as pessoas falam e entram em um acordo facilmente?  Acha impossível? Comece a praticar. Um amigo, que certa vez trabalhou na Disney (no parque), contou-me que lá as reuniões, ao final do expediente, duram poucos minutos. A equipe responsável se junta e cada um tem um minuto para contar como foi o seu dia. Segundo ele, isso evitava entrar em assuntos que não fossem necessários! Não sei se as reuniões ainda são assim, mas achei muito boa solução!
        Afinal, para que falar mais do que o necessário, não é mesmo?





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