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quinta-feira, 10 de outubro de 2013

A arte de escrever e-mails

        Mandar e-mails pode ser tão perigoso e imprevisível quanto aquela brincadeira circense de arremesso de facas. Vai que dá errado! E, muitas vezes, dá mesmo. Isso, claro, depende muito do que é escrito e de quem o interpreta.
        Das ferramentas de comunicação hoje existentes (inúmeras) é a mais passível de equívocos. Explico: ao falar ao telefone, é possível perceber a entonação da voz de quem está do outro lado e até a intenção do discurso. Mesmo em chats - ferramenta de comunicação utilizada internamente nas empresas ou para atendimento ao cliente – é possível perceber mais rapidamente o que a pessoa está lhe dizendo porque, se você não entendeu, pode questioná-la imediatamente. O mesmo acontece com o uso de alguns aplicativos de celulares, como o What´s up, que você pode ver quando a pessoa leu a mensagem.
        Mas, aí leitor, você vai alegar: “É, mas nem sempre é possível saber se uma pessoa leu um torpedo.” Sim, mas torpedo não corresponde às ferramentas de comunicação mais comuns das empresas. A maior parte delas (pelo menos no Brasil) ainda utiliza o e-mail como forma de trocar informações profissionais. É um hábito tão comum, que tem gente que prefere enviar e-mail para o colega que está sentado ao lado, em vez de falar para ele: “Fulano, sabe aquele projeto?”       Quando dou aula sobre ferramentas de comunicação, brinco com os alunos que o e-mail também é chamado de “porta do inferno”, porque é lá que estão os conflitos. E existem tantos problemas causados por e-mails mal escritos ou mal interpretados que fica difícil enumerá-los.
        Mas, vou começar por um problema bastante comum: a preguiça na hora de escrever. Gente, é claro que o mundo está bastante dinâmico e não é preciso redigir um relatório quilométrico para se dizer o que precisa. Mas, realmente, o e-mail tem se tornado uma extensão do Twitter. Conteúdos como “Não posso ir na reunião. Att” estão se tornando cada vez mais comuns e despertam a ira em quem vai lê-lo. Se alguém não pode ir a uma reunião deve explicar o motivo, afinal, seu chefe lhe paga para que você participe de todas as atividades que sua função exige, como também responder a e-mails, não é verdade? Então, o mínimo que um e-mail deve conter é um conteúdo adequado, objetivo (claro) e responder a aquilo que foi perguntado.
        O oposto também é um risco! Você precisa mesmo contar toda a história do seu dia para responder a uma pergunta ou comunicado feito por alguém? Os extremos geram conflito porque mostram que quem leu o e-mail não prestou atenção em uma coisa muito básica: na mensagem. Se você não tem boa vontade para responder um e-mail ou responde contando sua vida, então, é hora de esperar um pouco a cabeça esfriar ou seu humor melhorar para responder a tal mensagem.
        Aliás, humor é uma palavra que não cabe bem em e-mails. É como água e óleo. Mesmo que você coloque ao final do e-mail uma risadinha (tipo “rsssss”), quem leu não está ouvindo o tom do seu comentário. Então, pode interpretar como deboche, como chatice, como se você fosse um desocupado. Mas, isso não vale para todo tipo de situação, apenas para os e-mails profissionais. Claro que se você mandar um e-mail para um amigo falando assim “Gordo, churrasco no sábado?” ele vai entender. Mas, no meio profissional, o humor é bastante confundido com sarcasmo. Não é que seja preciso ser mal humorado em um e-mail. Muito pelo contrário! O ideal é que se responda a um e-mail profissional de maneira espontânea, mas direta. Principalmente quando seu interlocutor for um cliente. Não tente ser o Fábio Porchat se você não for humorista. Deixe que o Porchat faça a parte dele e você a sua!
        As interjeições e emoticons também não ajudam. Sabe aquele e-mail da colega de trabalho escrito assim: “O seu projeto ficou linnndddooo!!!! JJJJ”. As interjeições refletem uma emoção que se teve naquele momento. Pode ser que quem leia não entenda tanta empolgação. Para evitar más interpretações, diga pessoalmente para a colega o quanto ficou alegre com o projeto dela. O mesmo vale para quando se está bravo! Roupa suja se lava pessoalmente, via e-mail é desperdício de tempo. Além do que, vira uma bola de neve!
        Aliás, ao ler um e-mail é preciso ter a mente aberta e o coração tranquilo. Nem sempre é possível interpretar uma informação de imediato. Se você não entendeu, diga que não entendeu, mas com educação, para não ofender quem o escreveu. Vai que a pessoa escreveu na correria, né?
        É por isso que não se deve escrever e-mails em momentos em que não se pode prestar atenção! Não se pode esquecer que o e-mail é uma ferramenta de comunicação como outra qualquer e que, por isso mesmo, é necessário dispender um certo tempo e atenção naquilo que está se falando. Pessoalmente, você não se dirigiria a seu chefe dizendo algo assim: “Não vou na reunião. Att”. Por que diria por e-mail? Porque o e-mail é uma ferramenta muito fácil de se usar e, por ter se tornado comum, acaba sendo depreciada.
        Ainda vale lembrar que e-mail não é o confessionário do Big Brother. Então, nada de “Amiga, preciso te contar tuuuudddddooooo”. Se recebeu um e-mail desses, apague! É a prova documental de que você fofoca na empresa.  Se sua colega precisa lhe contar algo muito urgente, chame-a para um cafezinho.
        E, o campeão número um de conflitos causados por e-mail é aquele que não é respondido. É inacreditável como as pessoas recebem e-mails e não respondem e como isso gera problemas de interpretação: não respondeu o e-mail porque não quis? Não respondeu porque não podia? Não recebeu? Está com receio de negar que não quer um produto? Não quer o seu trabalho? A arte de não responder é bastante comum do brasileiro já que se tem muito medo de dizer NÃO.
        Bom, se faz parte do time que desaparece e não responde porque não sabe o que dizer, então crie coragem e assuma que não sabe! Não quer contratar um trabalho que pediu um orçamento? Agradeça o e-mail dizendo que não tem uma resposta para a proposta. Não quer ir na casa do amigo no final de semana, um convite feito por e-mail? Responda que não quer ir e explique o motivo. Recebeu uma proposta de trabalho e não pode assumir o compromisso? Diga porque não pode, mas não deixe de responder quem lhe aciona. Não responder e-mails é como aquela frase muito comum na infância: “Ah, acho que não quero mais brincar disso”. Tudo bem, mas quando se é criança, pelo menos se diz que não quer. Por que é que não se diz quando se é adulto?

        E-mails são passíveis sim de equívocos, mas não precisa parecer um arremesso de facas. A não ser que se queira correr esse risco. E aí, é com você!







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